Academia.eduAcademia.edu
!"#$%&' !"#"$%&'(&)*$+,-./$01$2$+,-./$34!#$!#$+(&)/ 5$6 !"#"$ &7$0*&/$8!&9/$:3,;/$<;1 !"#$%&'()*+&,-%$.&$/0) 1 !2/+3&45%&$/0) &_{|=p=;&}{M77S&}{D(b&~I*j&i77-/"T&$779& k-X&W G &l77%&C=n&€?77<->&~77+*N;&*@&M;*>&v2@&6($S &A&)$.&BM/77<>()*>&B~I*j&V77#(&?77<S3*0&*S&!s-sa G &A&,N0&!;&z*h&)=77h&?77+)A$.&(3&~u*l;&)*5> G &3)&z=U;&6(&M77‚-/>&d(&M;*>&$T(&?77<->&~-‚\ &MS&ƒ=S$;&6*@&MS$‚9&3)&B63*S&W,77%*S&M/77%(,>&$S &i#)3=h$S&63*:/S(&!8I*j&MS&BC*;$-h(&6*@&R*T3*0 &A&)=%&!;&R)*"/+(&*@&C*T3(&A&*@&R3()(&!h$S&3)&M0 &~-0$9&i@&*S&(3&M;*NclS&A&M;*>&~I*j&!T„#A&A)&$@ {w:%&V#,S&€,N0&!; &v8g77%&6D3A*77c0&m>*S& $/r;&Y-†3&3=[a WWW&6*j]&z*NL&BWWW !‡h$;&?+(=h3)&{|=p=; &3*:/S(&V77#(&B,77-#*;$.&!;&M77ˆa4;&M770&C*Nn &i@&BR,77;]$S&!77-r;&x,77>D&z3*77‚9&&D*77->&D(&M770 G &,N0&!;&?#*\3&(3&)3(,>*/77+(&63()(&~I*j&!77\=>&MS &?+(=h3)&*S&M0&(3&C]&3(A&M;*N77clS&!:77ch&i@&A G &C*-;&D(&B?77+(&~+*N/;*>&?77+)($.&MS&?77+)A$. &63()(&'*89*:;&C*T,77N@)&dD=;]&*77;&$S&A&)$77S&!; !"#$ &63()(&'*7789*:;&!77<#=>&?+3)&?77-2@( &6A$->&BC*77;D&E$77F&6=77HI(&J477F(&3) G &K->&A&!#($L(&6*77@&MN#K@&A&OP*0&B!77N@Q &B*@&63*0&R3*SA)&A&*@&!25.,S&D(&6$-T=UL &V-2@&D(&W?77<->&R,-77%=X&Y770&Z-@&$S &RA$T&C(3*:772@&A&*77[\(&D(&R,77\&C]&B6A3 &3)&M770&^_`3*77X&6(&M77.$a&C(3*/77+($#Ab &K77-> &!@*H77c>() &A &63()( &6*77@&dD=;] &!<#=>&MS&A&!<#=>&?+3)&e#A$9&B,>(&f*g. &M77L=9&K770$;&3)&K77->&(3&63()(&'*7789*:; &3)&B)=h&i577+&MS&*9&,>(&R)()&3($77j&k#=h &V#(&M77S&C,-77clS&?j)&A&?\$77+&$-77<; &mn=0&!;*T&BV#)*-NS&*77;(&R$;DA3&,N#($. &!77<#=>&MSb&6*@3*/77%=>&M& U<U+&W,77>3()$S &Y77X&V77#(&D(&M770&K77->&_63()(&'*7789*:; &MU2LD(&B)=77%&!;&C*T,N>(=h&k770& G k-X &3)&RA$T&V-2@&o77+=9&R,77%&Mp$\&'*:> &,%*S&W?+(&C*%&!@*Hc>()&6*@&Y#3,9 &,#]&3*0&M& S&(3&C*T,N>(=h&*@)*5Nc-X&V#(&M0 &W)K-H>($S&(3&!U-2:9&A&$HN%A3&6*@&qrS&A &3)&B)=77%&!;&i#,s9&?277<j&V#(&3)&Mt>] &?2<j&A)&3)&R,77%& J$u&v/:>&R)&w-2:9 G G W,/.(&f=8s;&M0&,-;(&C(,S&W?+(&?<l> &x,N#*2>&BD($-77%&R*H77c>()&D(&!77+3*.&'*-S)(&A&C*77SD&$77/0)&W y &6*77@&R3A)&`3,77;&A&3=77c0&z=77NL&3)&_C(3*/77+($#Ab&RA$77T &!U;&v>*lS*/0&A&)*N+(&K0$;&3)&6(&M.$a&k#($#A&A&!<#=>&?+3) fsadatsharifi@gmail.com {M;*>*#(3&W`3*.&?#$#,; y &A&C*-HN@$.&R*Hc>()&`3,;&A&!77+3*.&'*-S)(&A&C*SD&$/0)&W1 &6(&M.$a&k#($#A&A&!<#=>&?+3)&x3A)&V-2c%&v/h=;]&k>() W`3*.&?#$#,;&!U;&v>*lS*/0&A&)*N+(&K0$;&3) www.viraiesh.ir&{!>*c>&MS&W^ ! &V2p&,#*S&B)3()&?77+=-X&*;&v;*>&$77T(&W—W ^ &M;*>&C*77#*X&3)&B?77+=-X&wS*s;3)&_)3()b& V/77%=> G Š G &(,77gS&*779&i77-N0&$770Q&(3&C*;*@&?77+=-X&˜77-0A& i0 G &3A,s;&A&$<-;&!T)*+&MS&*@&C]&&?%=>$+& 6$-T&!X G Š Š G &R,%)*#&'(,N/<;& *N2pb&{i-77<#=NS& 4™;&W,77%*S G &A&Y:\&M77gj&eNX&BR)$77c.&J=77I&m77#& ~77I*j&3) G G _W?+(&R,%&?+=-X&B6(&Mr"F&!+&!%3(KT Š &!77<#=>& MS&A&V/77%=>& ?+3)&6($77S& *77"I&W • G G G &6*@&oUP&M77S&BC*9&63()(&v77;*>&V/;& Mn$@ G G $/77c-S& &CA3)&3)&C*77c/+3)&V#KH#*L&*#&w:77%&A&$#D& e#(3 G G &q77r8;&V77#(&MUI(š*77%&C(&,77-#*;$.&M77L=9&K77/>($X &M;()(&K->&,gS&6*@&?2<j&3)&(3&M>=2>$X&A&V;()D(3) {Ži-@)&!; &3)&3)&?775L&WWW&i>*h&M77S&?77%=>A3&W W • G &6($S&6*77Ng;& MS&?5L&B!77+3*.&C*77SD&3)&R,77>A$X G Š &R3*77%(&3)&A&=77+A&?2+&6*Ng;&3)&*77.$F&A&?77<-> &BV-#*X&B‹*S&{)A3&!;&3*0&MS&*@&M#=77+&V#(&D(&!:#&MS &6($SWWW&{i-<#=NS&YX&W~s\&A&=UL&B?77+(3&BŒn €ŽR,>A$X&3)&3) &€ŽC(A($.&B$-T&icn&BMS&!N/g;&MS*N/;&W1W • &A&'*-r9&B 477+&'*77-59&A& 477+&*77S&W^W • &!.*0&!:#&$770Q&A&?77+*Ng;&m#&MS&M77+&$77@&)A3) €Ž?%=>&?+3)&K->&(3&*@&C]&64;(&,#*S&A&?+( &!Ng#&R$0(O;&!@*"77%&x$0(O;&A$77-X&W•W • G &C]&6($S&!@*"77%&?"F&C)3A]&A&z=/:;$-P&3*/"T G €Ž?+(&_=cab&A&63A$p$-P &?-s.=;&V#(&MS&)*#D&d4779&*S&R)$S& *>&W—W • G &A&?+(&,†(D&x”(A&x)(=>*h&i@&B)*#D&?+(&R,%&w†*> Š &3(,s;&*#&',%&M0&)A3&!;&3*0&MS&63=;(&6($S&*.$F Š &*2/a&?8™;&$#)*s;&A&3=;(&6($S&A&,%*S&!"N;&*@& C] G " !"#$%&' &&Wi-N0&ML=9&*@&63A]=>&A&'*:>&V#(&MS&M0&?+( &B3()&‰$S$77+&63()(&v;*>&$77@&D*P]$77+&3)&W 1 G Š & 3]&$#D&B$77#KT*>&MS&B(,h& *>&d3*H77>&wr;&‹=772g; &B`,s;& 40&V#(& ($/a(&?#*\3&6($S&B63*S&€?+( &(3& 3]&6*L&B,#,L&6*@&!a($u&3)&?77+(&M/<#*% &3($j&M;*>&?+(3&*#&Œn&?2+&v77%=T&A)&D(&!:#&3) G W)=%&K-@$X&$;(&V#(&D(&*9&i-@) &6*@&M;*>&Œ77n&?277+&A&‹*77S&v77%=T&3)&W ^ &?+(3&?2+&A&‹*S&v%=T&K->&A&&!+3*.&3()&‰$S$+ &A&R3*277%&B~-9$9&MS&BŽV-9‹&3()&‰$S$77+&6*77@&M;*> &3($j&V#,S&C]&K77#3&'*:>&A&,#]& !;&?77+=-X&A&77#3*9 G {?+( &,#*S&A&)3()&?77#=IA(&77#3*9&$77S&R3*277%&W W ^ &)$.& G MS$‡rN;&v+*N%&C=n&B)=77%&$0Q&C]&D(&k-X €?+(&M;*> &v77<#=>&D(&B#3*9&3)&3)&?77+(&$77/5S&W1W ^ &?+(&V:2;&C=n&€i-N0&K-@$X&Ž}&K-2;&!+3*.$-P G &A&*@&M>*#(3&3)&C,77%&!‘0&*#&E(&6)&!X&MS&w77#,89&3) &!H/l#3& i@3)&3*77n)&B?>$/N#(&*#&$77H#)&6*@&w#*. G &V#$/5S&B_C(3*/77+($#Ab&$77ˆ>&MS&W)=77%&M/77+(=h*> &77#3*9&3)&6($77S&6)*5N77c-X&R(3&V77#$9&V’2;&A &~77-0$9&D(&R)*"/77+(&B3*77-g;&C=77/;&A&*77@& M;*>&3) G &6(K77L(&C*77-;&M77UF*.&3)&CA,77S&!77.$a& !2j3 G G € ^“^R*;$-91 &,N>*;&B?+(&Ž#3*9 G &B?2<j&V#(&3)&_?+=-Xb&x”(A&wS*s;&W^W ^ G Š &€_)3(,>b&*#&_)3()b&{i-<#=NS&,#*S&*.$F &C=77t2@&!779(3*8\&A&C*T”(A&V/77%=>&W•W ^ &B_)3(,77>b&6*77L&MS&_$77-h&6*77\)b&*77#&_'(=77UFb &!u*893(&*;&v;*>&*S&C=n&€,77+3&!2>&$ˆ>&MS&–-rF €?<->&*;&v;*>&!s-sa& ?+=-X&A&)3(,> G G !"#$%&' &6*Ng;&MS&M77n&A&,77%*S& (,j(& *77‚>(&6*Ng;&MS&M77n &mr[;&A&?77+3)*>&?I*a&A)&$@&3)&Bf=sg;& G (,j( &A&$779&mr[;&C]&D(&K77->&fAO778;& G (,77j(&A&?77+( &3)b&{6)*5N77c-X&–-‡.&6*77@& V#KH#*L& $9&*77+3*> G &},-#*;$.& (,j(&¡=‡h&V#(&3)&,#)&J4F&'3=F &*#&_W,-@)& *77‚>(&(3&!77[/s;& (,j(b&*77#&_W,77-#*2> &},77-#*;$.&6$77-T&!X&(3&~779($;&!77[/s;&=77r>&MSb WŽ_W,-N0&},-#*2> &$:77c9&f*7720&)3()&(3&$:77c9&f*7720&W“W • &I*h&*#&w;*0&$:c9&M>&A&$:c9&C,77%& w;*0&!Ng# G &f*20b&BMU2L&V#(&3)&_(3b&BRA477\&MS&WM>*2-2F&*# &_$:c9&f*20b&!#=T&{,N0&!;&M>=Tš!%&(3&_$:c9 &~u*l;&A&)3()&(3&C]&R,N77<#=>&M770&?77+(&6K77-n Š & )D=77<S&V/77%(,>&V#(&$S&kI)&,#*S&477™;&A&)3(,77> &A &˜77I &D( &{6)*5N77c-X &–77-‡. &6*77@&V#KH#*L G &3*0$77+&}!77I*\&z*NL&}!77I*\&'$[a&6$77-T&!X &M>*2-2F&(3&*277%&˜I&*#& 3(KT&`*‘77+&M>*2-2F €ŽWi#=T&!;&`*‘+ Š &*277% &63*:772@ &V77<a &D( &4778j &W ¢W • G &))$T&!;&63(OH+*‘+ &!/+3)*>&eNX&BK->&6(&M2U0&?"@&vU2L&V#(&3) &{)3()&)=LA&!/+*0&*# Š &_k-X*77c-Xb &6*77Ng; &_4778jb &W W ¢W • &V;&!Ng#&{?77+(&_$9&k-Xb&k77#*Ng;&A&,77@)&!2> € iN0&!2>&$H#)&A& (&R)$0&$:c9&$9&k-X &?77+(&=77ca&_63*:2@&V77<ab&W1W ¢W • &A&m->& G (,77j(&6*77Ng;&B_63*:772@b&)=77h&C=77n G Š &?"T&,#*S&4™;&C]&6*L&MS&A&)3()&)=h&3)&(3&=77<2@ €!@($2@&*#&6$-T&!X&*#&$ˆ>&V<a &$-h(&6477;(&*S&B_63(KH77+*‘+b&W^W ¢W • G &€_Qb&*S&M>&A&?+(&?+3) &6*@$77+&3)&(3&_*277%b&f*:77%(&W•W ¢W • &B3*-77<S&BC(A($.&C=77t2@&$H#)&6*77@&R”(A&D(&,77#*S &WŽ)$S&R$5S&!>)=/+&A&$-H2cn & D‹&'(3=/+)&?+,N2c@(=h&*2%&D(&W›W • W,N#*;$.&3)*F &{)3()&oUP&eNX&B6(&M2U0&?"@&vU2L&V#( &}!77I*\&'$[a &6*77L&MS &_*277%b &W W›W • &!2+3&A&–-rF&B3*0$+&}!I*\&3*0$+&}!I*\&z*NL &A&$9&k-X&B*77@&R”(A&V#(&M0&!77>*;D&3)&$H;&B?77<-> &€,%*S&*8#D*>&C*%3($:9&A&,N%*S&R,;]&3$:; &k77@(=hb &*77# &_ ,N277c@(=hb &W1W›W • Š &wg.&–-rF&A& =77Ug;&?I*a&B_*"Ib&*77#&_iN0&!; &(3&C]&,#*8>&?77+(=h3)&6($S&A&?77+(&MU2L&V#(&3) &€)$0&f=5‚; &R($772@&A& D477;&6*77Ng;&MS&B_ D‹b&W^W›W • &B~+*N;&B63A$p&B![/s;&6*L&MS&,#*8>&A&?77+( &€)A3&3*0&MS&C]&f*™;(&A&~+*N/; &M0&?+(&!77+3*.&6(&R”(A&_3=/77+)b&W•W›W • &œ2L&B!77S$\&œ2L&v>*77c>&B_'(b&*77S&(3&C]&,77#*8> G €?<S &3)&M0&?77+(&63A$p&{?77#*5>&3)&A&W—W›W • &K->&C]&w77g.&BM>=2>&V77#(&,N>*;&!77S*h&'4772L €,-#*;$.&{,%*S&!S*h &{,77-N0 &A &,77-#*2> &B,77-#*;$. &'A*77"9 &WW • &?77+)($.&MS&?77+)A$.&D(&z*h&6($S&_,-#*;$.b &M0&!I*a&3)&€)A3&!77;&3*0&MS&M>*S)ž;&?77+(=h3)&A &_,-N0b&A&–+&i@&l77%&A)&MS&ƒ=S$;&_,-#*2>b G &?77+(&?77+)A$.&MS&?77+)($.&z*h&M77S&ƒ=77S$; WŽ)3()&3=/+)&A&$;(&?I*a &fAO778; &}f=772g; &!77[/s; & G (,77j( &WŸW • &(3&3*0&*#& (,77j(&B!77+3*.&–-‡.&C*SD&3)&,77-#*;$. &V-Nt2@&A&,NN0&!;&6$77-T&!X&*#&,N@)&!;& *77‚>( &Bf=2g;& (,77j(&YX&€,NN0&!;&_fO77Sb&(3&_ML=9b # &B*@&?77%=>A3&V#(&3)&B,-N-S&!;&M7703=u&C*2@ &(3&*@&C]& *77‚>(&M0&?77+(&R,77%&?#*\3&M/:>&,77Nn &?U\&A&A(& *77>&B)$.&?277+&V-S&{i77-N0& !;&M77-F=9 G &6*L& M S&€i#(& M /77%(OT&ŽB&*77;*0&?77%=>A3&?77.*#3) G &R)*"/77+(&_3*[r/77+(&6($Sb&D(&3*[r/77+(&?5L G &(,77/S( &BC*T,77>$-T &~77-9$9 &R„77#A& M S &A &i77#(& R )$0 G &M;*>&f*8j&3)&?-I=’77<;&A&ƒ*893(&C(K-;&`*77+($S G &`*77+($S&Y‘77+&A&Ž,>(&R,;]&(,/S(&C*T,NN0& (,j( &(,/S(&{$9&V-#*X&MS&$9‹*S&D(&W?77+(&!>*;D*77+& *s; &klS&3)&A&klS&Y-†3&Y‘+&A&R,:77c>()&CA*g; &WŽ$Hc@A„X&Y‘+&A&Y-†3&(,/S(&K->& A) &3)&M0&)($#(&i0&A&–-‡.&v;*>&,77Nn&v>=2>&W — &!#*@&M>=2>&V77-Nn&MS&$/77c-S&K->&,gS&6*@&R3*277% Š &R,%&!H>3&6*@&?2<j&MS&*"I&W?h()$X&i-@(=h {Ž,-#*;$.&?j)&M;*>&A)&$@&3) ‰$S$+&!S&v;*>&v>=2>&W W — €i#)$0&$0Q&K->&k-X &?77+(&$77/5S&K77->&(3&_))$77T&!;b&W—W ¢W • &6(&MU2L&3)&i@&C]&Bi77#$8>&3*0&MS&)=77%&!;&6*L&MS Š &w#,89& =Ug;&MS&(3&C]&f=775‚;&wg.&,#*S&*77+*+(&M0 &`*‘+&(3&!I*\&'$[a&!@($2@&k-X*c-X&{i-N0 WŽi#=T&!; &6($S&,#*S&B)3()&R,>$-T&,77Nn&*;&v;*>&$T(&W — Š {4™;&€)$0&i-ˆN9&?%=>A3&M;*>&V-#*X&3)&C] {?%=>A3&C*T,>$-T &'*-S)(&x,:77c>()&!77c@A„X& $/r;&CA*77g;&7 &6($77S&BWWW$77/0)&6*77j]&z*77NL&B!>*77<>(& =77U\&A €![/s;& (,j(&A&3*[r/+( &B!77+3*.&'*-S)(&A&C*SD&klS& $/r;&Y-†3&7 & (,j(&A&3*[r/77+(&6($77S&BWWW$77/0)&6*77j]&z*77NL €![/s; &BWWW$/0)&6*j]&z*NL&BR*Hc>()& $/r;&Y-†3&7 €3*[r/+(&6($S &6($S&BWWW$77/0)&6*j]&z*NL&B $/r;&£77sr;&7 W3*[r/+( !"#$%&##'( !"#$%&'()$*+,-' )))#*+,-#.%/0#1%23#45%(678#$*+98#-%+: #;#!2<3= #=;*: >1- #?*@#;#$A:#%( L $&.$!-"/0$123$4+,256$7 8/3-9:$!"#$1'";'$4=>?$ @20$&2AB$&.$@CDE$*F'$7C?2G&$ 80$&2HIJG'$KE$20'"JM' < < $ N'$@.'.$N2O?'$P2QR-$N2QS$&T#$KE$'&$K02?$*F'$U?2VOD:$123$4GT+: $&.$2S$C+F20"6$1"+)$8:$-$C+FWS$'&$XS'"0$Y2Z0'$-$CF.$![\$]&T\$&.$4^^G'$8_CJ^^=0$7XS'"0$*F'$KE$4F2D_$2E $UFC+FWS$@'"Q3$KE$-$C^^G"E$(+?$` $"JR.$12ab$c2D;d$ @2V^^/?'.$8^^/3-9:$N"JI0$Y-250$"e?$KE$4\"6$*+,-' $ ..")$f2gb$$ $f'$Kha-$8E$-$iaT0$KE$7Yb$U?23-9:$4j'.":$U0'.'$2S$.Tk$lZ5D0$ $&.$mTE"0$n2Dk&2R$KE$7Y2/F' K?2Q+Q\$n2oG$2E 8hF"k$]'.2G pq$&rb$q$ !"#$%&' !"#$%&' 3()&‰$S$+&v;*>&v>=2>&W1W — $%%
‫‪104‬‬ ‫شماره ‪37‬‬ ‫نکاتی در درستنویسی و‬ ‫بهنویسی مکاتبات اداری‬ ‫نگارش‬ ‫نامههای اداری‬ ‫قسمت دوم‬ ‫شها رستمی‬ ‫‪۲‬‬ ‫دکتر فرشید‬ ‫ساداتشریفی‬ ‫اهم ّی�ت درستنویس�ی مکاتب�ات‬ ‫الگوی صرف زمان‪،‬‬ ‫اداری در اص�اح‬ ‫ِ‬ ‫نی�روی ذهن�ی‪ ،‬کاغ�ذ و هزینههای‬ ‫اجرایی و نیز جلوگیری از بدفهمیها‬ ‫و دوبارهکاریها بر هیچکس پوشیده‬ ‫ع�ده از‬ ‫نیس�ت‪ .‬از همی�نروی آن‬ ‫ّ‬ ‫اعضا و همکاران گروه «ویراس�تاران‬ ‫حرفهای پ�ارس» که در آموزشهای‬ ‫اداری و دانشگاهی نیز فعالیت دارند‪،‬‬ ‫تروی�ج درستنویس�ی و بهنویس�ی‬ ‫مکاتبات اداری را نیز در مرکز توجه‬ ‫خویش قرار دادهاند تا به س�هم خود‬ ‫در مس�یر س�رعت و دقتبخشیدن‬ ‫این فرایند روزم ّره اما بنیادین‪ ،‬گامی‬ ‫کوچک بردارند‪ .‬سلسلهنوش�تارهای‬ ‫«بهنویس�ی مکاتب�ات اداری» نی�ز‬ ‫پیش�کش‬ ‫که اینک قس�مت دوم آن‬ ‫ِ‬ ‫خوانندگان میش�ود‪ ،‬از جمله نکات‬ ‫عرضهش�ده توس�ط همی�ن گ�روه‬ ‫در تدریسه�ای دانشگاهیش�ان‬ ‫اس�ت‪ .‬باش�د که ای�ن پیش�نهادها‪،‬‬ ‫خوانن�دگان را بهکار آید و بحثهای‬ ‫روش�نگر و تکمیل�ی را برانگی�زد‪.‬‬ ‫‪۱‬‬ ‫‪ . 1‬دکت��ر زب��ان و ادبی��ات فارس��ی از دانش��گاه ش��یراز‪،‬‬ ‫نماین��دۀ گ��روه ویراس��تاران در جن��وب کش��ور و‬ ‫م��درس دورهه��ای درستنویس��ی و ویرای��ش حرف��های‬ ‫در مرک��ز اس��ناد و کتابخان��ۀ مل��ی مدیری��ت ف��ارس‪.‬‬ ‫‪fsadatsharii@gmail.com‬‬ ‫مدرس‬ ‫‪ . 2‬دانش��جوی دکتری زب��ان و ادبیات فارس��ی‪ّ ،‬‬ ‫دانش��گاه فرهنگی��ان و دانشآموخت��ۀ شش��مین دورۀ‬ ‫درستنویس��ی و ویرای��ش حرف��های در مرکز اس��ناد و‬ ‫کتابخانۀ ملی مدیریت فارس‪.‬‬ ‫‪ . 3‬بهنشانی‪www.viraiesh.ir :‬‬ ‫‪ .۴‬سطر سام‪:‬‬ ‫‪ .4.1‬در این قسمت بهتر است از این کلمات‬ ‫اس��تفاده کنیم‪ :‬سام‪ ،‬با س��ام‪ ،‬با سام و ادب‪،‬‬ ‫با س��ام و تقدیم مراتب ادب‪ ،‬س��ا ٌم علیکم و با‬ ‫عرض س��ام و ادب‪ .‬درصورتیکه بخواهیم سطر‬ ‫س��ا ِم نامه کاملترین عرض ادب را در بر داشته‬ ‫باشد‪ ،‬اینها را پیشنهاد میکنیم‪ :‬با عرض سام و‬ ‫تقدیم مراتب ادب؛‬ ‫‪ .4.2‬واژۀ س��ام و مترادف��ات آن ب��ا جمل��ۀ‬ ‫«بر ش��ما درود میفرس��تم» هممعناست و ازنظر‬ ‫دس��توری «ش��بهجمله» محس��وب میش��ود و‬ ‫درنتیج��ه‪ ،‬باید در انتهای س��طر س��ام نامههای‬ ‫اداری‪« ،‬؛» گذاشت؛‬ ‫‪ .4.3‬در س��طر سام بهتر است از این کلمات‬ ‫دلیل حشو‬ ‫تحیات (به ِ‬ ‫استفاده نکنیم‪ :‬با س��ام و ّ‬ ‫در کلم��ات و دش��واریِ بهخاطرس��پردن امای‬ ‫صحیح آن)؛ با اهداء س��ام (بهدلیل معنای ما ّدی‬ ‫داش��تن واژۀ اهداء)؛ با س��ام و احترام (چون در‬ ‫ِ‬ ‫ابتدای متن اصلی نامه از کلماتِ «احتراماً» یا «با‬ ‫احترام» استفاده میکنیم‪ ،‬نباید بافاصله قبل از‬ ‫آن از واژۀ «احترام» اس��تفاده شود؛ چون مساوی‬ ‫با حشو است)؛‬ ‫‪ .4.4‬وقت��ی فق��ط از عب��ارتِ تککلم��های‬ ‫«س��ام» یا «س��ا ٌم علیکم» اس��تفاده میکنیم‪،‬‬ ‫بهط��ور غیرمس��تقیم به طرف مقاب��ل میگوییم‪:‬‬ ‫روانی این‬ ‫«ما شما را نمیشناس��یم» (باید به با ِر‬ ‫ِ‬ ‫کاربرد دقت کنیم و آگاهانه از آن بهره جوییم) و‬ ‫درمقابل‪ ،‬اگر بهطور مثال بگوییم «با عرض سام‬ ‫و ادب» واژۀ «عرض» چنی��ن تداعی میکند که‬ ‫گویی مقابل شخص ایستادهایم؛‬ ‫‪ .5.4‬شایس��ته است در آمادهس��ازیِ صوریِ‬ ‫نامههای حروفچینیش��ده به نکات زیر توجه و‬ ‫حد امکان آنها را رعایت کنیم‪:‬‬ ‫تا ّ‬ ‫‪ .1.5.4‬نام خدا‪ ،‬عاوهبر وسطچینبودن‪ ،‬بهتر‬ ‫اس��ت یک درجه از متن بزرگتر و تیره (‪)Bold‬‬ ‫نیز باشد؛‬ ‫‪ .2.5.4‬سطر سام و سطر عنوان باید هماندازۀ‬ ‫کلمات باش��د؛ ولی بهتر اس��ت تیره (‪ )Bold‬نیز‬ ‫باشد؛‬ ‫‪ .3.5.4‬س��طر سام و س��طر عنوان تورفتگی‬ ‫ندارد‪.‬‬ ‫‪ .5‬کارب��ر ِد کلم��ۀ «احترام��اً» بهج��ایِ «با‬ ‫اصلی نامه اشکالی ندارد؛‬ ‫احترام» در ابتدای متن‬ ‫ِ‬ ‫گرچه صورت دوم‪ ،‬بهدلیل س��اختار فارس��یاش‪،‬‬ ‫بر دیگری ترجیح دارد؛ چون مش��ابه آن در زبان‬ ‫فارسی وجود دارد؛ مثل دقیقاً و خصوصاً‪ .‬درصورت‬ ‫اس��تفاده از کلمۀ احتراماً‪ ،‬حتماً «‪ »،‬میگذاریم و‬ ‫احتیاجی به سط ِر اختصاصی ندارد‪.‬‬ ‫‪ .6‬عبارت «به اس��تحضار میرساند» را برای‬ ‫افراد ه��مرده و بااتر از خود ب��هکار میبریم؛ در‬ ‫غیراینصورت‪ ،‬کاربر ِد عباراتی همچون‪« :‬با عنایت‬ ‫به»‪« ،‬نظر به»‪« ،‬باتوجهبه ضرورتِ » و مانند آنها‬ ‫توصیه نمیشود‪.‬‬ ‫‪ .7‬اگ��ر نام��ه پیش��ینهای دارد‪ ،‬عبارتهایی‬ ‫همچون پیرو گفتگوهای پیش��ین‪ ،‬بازگش��ت به‬ ‫نامۀ قبلی‪ ،‬پیرو جلس��ۀ تاریخ ‪ ...‬و پیرو مذاکرات‬ ‫پیشین را بهکار میبریم‪.‬‬ ‫‪ .8‬نبای��د میان اجزای فعله��ای دوکلمهای‬ ‫که در نامه بهکار میگیریم فاصله بیفتد‪ :‬ش��اغل‬ ‫مش��غول تحصیل بودن‪،‬‬ ‫به تحصیل بودن بهجای‬ ‫ِ‬ ‫نیازداشتن به چیزی بهجای نیاز به چیزی داشتن‬ ‫و مانند آنها‪.‬‬ ‫‪ .9‬اگر گیرندۀ نامه‪ ،‬ش��خصی فرادست باشد‪،‬‬ ‫افتادن نامهمان را بدانیم‪ :‬اینکه‬ ‫باید رون ِد بهجریان‬ ‫ِ‬ ‫مخاطب نامه دستوردهنده است یا باید برای‬ ‫خو ِد‬ ‫ِ‬ ‫انجامدادن کار‪ ،‬آن را به بخش دیگری ارجاع دهد‪.‬‬ ‫درصورت اخیر‪ ،‬از عبارتِ «درصورت امکان دربارۀ‬ ‫‪ ...‬امر به اقدام فرمایید»‪ ،‬بهره میبریم‪.‬‬ ‫‪ .10‬نکته و تأکید نهایی‪ :‬هرچه نامه کوتاهتر و‬ ‫رساتر باشد‪ ،‬سریعتر جواب خواهیم گرفت و این‬ ‫رمز موفقیت ماست‪.‬‬ ‫شماره ‪37‬‬ ‫‪105‬‬
‫‪30‬‬ ‫شماره ‪35‬‬ ‫نگارش نامههای اداری‬ ‫نکاتی‬ ‫در درستنویسی‬ ‫و بهنویسی‬ ‫مکاتبات اداری‬ ‫بخ��ش نخ���ست‬ ‫دکتر فرشید‬ ‫ساداتشریفی‬ ‫‪2‬‬ ‫شها رستمی‬ ‫‪1‬‬ ‫اشاره‬ ‫اهمی�ت درستنویس�ی مکاتبات‬ ‫ً‬ ‫الگ�وی صرف زمان‪،‬‬ ‫اص�اح‬ ‫اداری در‬ ‫ِ‬ ‫نی�روی ذهن�ی‪ ،‬کاغ�ذ و هزینهه�ای‬ ‫اجرای�ی و نیز جلوگیری از بدفهمیها‬ ‫و دوبارهکاریها بر هیچکس پوش�یده‬ ‫نیس�ت‪ .‬از همینروی آن عده از اعضا‬ ‫و همکاران گروه «ویراستاران حرفهای‬ ‫پارس»‪ 3‬ک�ه در آموزشهای اداری و‬ ‫دانش�گاهی نیز فعالیت دارند‪ ،‬ترویج‬ ‫درستنویس�ی و بهنویس�ی مکاتبات‬ ‫اداری را نی�ز در مرک�ز توجه خویش‬ ‫قرار دادهاند تا بهسهم خود‪ ،‬در مسیر‬ ‫سرعت و دقتبخشیدن به این فرایند‬ ‫روزم�ره ام�ا بنیادین‪ ،‬گام�ی کوچك‬ ‫بردارند‪ .‬سلسلهنوشتارهای «بهنویسی‬ ‫مکاتب�ات اداری» نیز ک�ه از این پس‬ ‫کش خوانندگان میشود‪ ،‬ازجمله‬ ‫پیش ِ‬ ‫نکات عرضهش�ده توسط همین گروه‬ ‫در تدریسهای دانشگاهیش�ان است‪.‬‬ ‫باش�د که این پیشنهادها‪ ،‬خوانندگان‬ ‫را ب�هکار آید و بحثهای روش�نگر و‬ ‫تکمیلی را برانگیزد‪.‬‬ ‫قال��ب «از‪ /:‬به‪ /:‬موضوع‪ »:‬ب��رای همۀ نامهها‬ ‫صف��ر‪.‬‬ ‫ِ‬ ‫مناسب نیست‪ .‬ادارۀ «استاندارد و تحقیقات صنعتی»‪،‬‬ ‫آن را شکل استاندارد نامهنگاری دانسته است؛ اما چون‬ ‫قالبی است که ریشۀ نظامی دارد‪ ،‬کمابیش حاویِ نوعی‬ ‫خشکی و تح ّکم است و بهویژه برای نامههایی که نباید‬ ‫حالت بخشنامهای پیدا کند و س��ام آن حذف شود‪،‬‬ ‫نامناسب است‪.‬‬ ‫بههمین دلیل‪ ،‬اکیدا ً توصیه میشود که اگر فردی‪،‬‬ ‫از جایگاه ش��خص حقیقی و نه شخصی حقوقی‪ ،‬با فرد‬ ‫یا ارگانی مکاتبه دارد‪ ،‬با اس��تفاده از این قالب و س��ط ِر‬ ‫س��ام‪ ،‬خود و نامهاش را با شبیهکردن به «بخشنامه»‬ ‫دچار مشکل نکند (یادمان باشد‪ :‬بخشنامه از فرادست‬ ‫به فرودست ارس��ال میش��ود و در میان نهادهایی به‬ ‫فرودستی میان‬ ‫جریان میافتد که رابطۀ فرادس��تی و‬ ‫ِ‬ ‫آنها‪ ،‬پیشتر‪ ،‬قانوناً تعریف شده است‪ .‬به دیگر سخن‪،‬‬ ‫ِ‬ ‫کاربست این قالب‪ ،‬نادانسته‪ ،‬فرد و‬ ‫ش��خص حقیقی با‬ ‫ِ‬ ‫فرودست خود خطاب میکند و عجیب‬ ‫نهاد مخاطب را‬ ‫نیس��ت اگر نام��هاش نتیجهای مطلوب در بر نداش��ته‬ ‫باشد)‪.‬‬ ‫‪ .1‬سرآغاز هر نامۀ اداری‪ ،‬بهویژه اگر سربرگ نداشته‬ ‫باشد‪ ،‬نگارش نام خداست و در نوشتن نام خدا‪ ،‬رعایت‬ ‫نکات زیر شایسته است‪:‬‬ ‫‪ .1 .1‬بهواس��طۀ ض��رورت تقویت زبان فارس��ی‪ ،‬از‬ ‫واژگان و عبارات رسای این زبان بیشتر و بجا استفاده‬ ‫کنیم؛ مث ً‬ ‫ا در اینجا بنویسیم به نام خدا؛‬ ‫‪ .2. 1‬درصورتیکه بنا به ضرورت یا س��لیقه‪ ،‬عبارت‬ ‫«باس��مهتعالی» را بهکارمیبری��م‪ ،‬نباید به این صورت‬ ‫نوش��ته شود‪ :‬بس��مهتعالی (بس��ماه الرحمن الرحیم‪،‬‬ ‫افتادن ِ‬ ‫الف اس��م در آن‬ ‫تنه��ا عبارت عربی اس��ت که‬ ‫ِ‬ ‫بیاش��کال است و مفس��ران قرآن دربارۀ آن بهتفصیل‬ ‫سخن گفتهاند)‪.‬‬ ‫‪ .2‬در نامههای سربرگدار‪ ،‬پس از نام خدا نشانواره‬ ‫(آرم سازمان)‪ ،‬شمارۀ‪ ،‬تاریخ و پیوست میآید‪.‬‬ ‫‪ .3‬سپس به اولین سطر نامه میرسیم که «عنوان»‬ ‫نام دارد‪ .‬در پیوند با سطر یا سطرهای عنوان‪ ،‬توجه به‬ ‫نکات زیر بایسته است‪:‬‬ ‫‪ .1. 3‬س��طر عنوان از دو بخش تش��کیل میش��ود‪:‬‬ ‫سِ َمت ‪ +‬نام فرد؛‬ ‫«ویراستاران حرفهای پارس»‬ ‫ترویج درستنویسی و بهنویسی‬ ‫مکاتبات اداری را در مرکز توجه‬ ‫خویش قرار دادهاند تا بهسهم خود‪،‬‬ ‫در مسیر سرعت و دقتبخشیدن‬ ‫به این فرایند روزمره اما بنیادین‪،‬‬ ‫گامی کوچک بردارند‪.‬‬ ‫‪ .2. 3‬ب��رای س��ادهکردن طبقهبن��دی و بایگان��ی و‬ ‫بازیابی نامهها‪ ،‬بهتر است ابتدا سمت فرد را ذکر کنیم‬ ‫ِ‬ ‫و بعد نامش را (گرچه بهصورت برعکس هم نادرس��ت‬ ‫نیست)؛‬ ‫مخاط��ب نوش��ته را نمیدانیم‪ ،‬ذکر‬ ‫‪ .3 .3‬اگ��ر نام‬ ‫ِ‬ ‫س��مت او کافی اس��ت؛ اما هم نام و هم س��مت او باید‬ ‫کامل و درست و دقیق ذکر شود؛‬ ‫‪ .4 .3‬بین سمت و عنوان باید عامت «‪ »،‬بگذاریم؛‬ ‫نوش��تن عناوین نامهها به‬ ‫‪ . 5. 3‬لطف��اً برای درست‬ ‫ِ‬ ‫نمونههای زیر توجه کنید‪:‬‬ ‫عنوانهای نادرس��ت‪ :‬ریاس��ت‪ ،‬مدیریت‪ ،‬معاونت و‬ ‫سرپرستی‪.‬‬ ‫عنوانه��ای درس��ت‪ :‬رئی��س‪ ،‬مدی��ر‪ ،‬مع��اون و‬ ‫سرپرست‪.‬‬ ‫(بهکاربردن عنوانهای مذکور در سط ِر نخست‪ ،‬تنها‬ ‫برای اش��اره به جایگاهها و پستها و اشخاص حقوقی‬ ‫صحیح اس��ت‪ ،‬نه در مکاتب��ه با افرادی ک��ه نام آنها‬ ‫بخشی از سطر عنوان ذکر میشود)‪.‬‬ ‫‪ . 1‬دکت��ر زب��ان و ادبی��ات فارس��ی از دانش��گاه ش��یراز‪ ،‬نماین��دۀ گ��روه‬ ‫ویراس��تاران در جن��وب کش��ور و م��درس دورهه��ای درستنویس��ی و‬ ‫ویرای��ش حرف��های در مرک��ز اس��ناد و کتابخان��ۀ مل��ی مدیری��ت فارس‪.‬‬ ‫‪fsadatsharii@gmail.com‬‬ ‫مدرس دانشگاه فرهنگیان‬ ‫‪ . 2‬دانش��جوی دکتری زبان و ادبیات فارس��ی‪ّ ،‬‬ ‫و دانشآموختۀ شش��مین دورۀ درستنویسی و ویرایش حرفهای در مرکز‬ ‫اسناد و کتابخانۀ ملی مدیریت فارس‪.‬‬ ‫‪ . 3‬بهنشانی‪www.viraiesh.ir :‬‬ ‫شماره ‪35‬‬ ‫‪31‬‬